Consejos prácticos para una adecuada gestión y producción de la documentación multilingüe

¿Quién no ha escuchado en alguna ocasión quejas de un cliente sobre la gestión y producción de la documentación multilingüe que está generando? Y, ¿quién no ha pensado que esas quejas podían haber sido fácilmente superadas con una mínima planificación previa?

En realidad casi todo el mundo reconoce que se trata de un aspecto estratégico de máxima relevancia pero, al mismo tiempo, no es menos cierto que muy habitualmente no le otorga dicha importancia, quizá porque se trata de un elemento que tiende a presuponerse. Y, como bien indica la experiencia, dar algo por sentado es la mejor manera de equivocarse.

En un entorno como el actual, cuando ya estamos a punto de comenzar la segunda década del siglo XXI, continuamos asistiendo a un crecimiento exponencial de la cantidad de documentación multilingüe que deben gestionar y producir las organizaciones de toda índole, como consecuencia directa de un contexto cada vez más internacionalizado y de una tecnología con un creciente peso específico en el conjunto de procesos productivos.

Antes, una organización traducía a otra lengua unos pocos documentos al año. Y, cuando lo hacía, empleaba unos formatos muy similares. El caso más típico era el de los contratos estándares o el de algún catálogo o folleto. Ahora esa misma organización traduce a varias lenguas muchos documentos al año. Y, además, lo hace con formatos de la más variada índole.

Como consecuencia de todo ello, si no existe una adecuada gestión y producción de esta enorme cantidad de documentación multilingüe se corre el riesgo de que se disparen los costes económicos en localización y traducción y que la adaptación de las organizaciones y los nuevos tiempos de respuesta y procesos se demore hasta límites exasperantes y completamente incompatibles con un mercado cada vez más exigente y competitivo.

Si hubiera que aludir a algunos consejos básicos para mejorar los niveles de gestión electrónica de la documentación multilingüe me centraría en dos fundamentales. En primer lugar, indicaría que lo más importante es tener en cuenta el saber hacer de quien se ocupa de dichos procesos: es indispensable apostar por un especialista debidamente cualificado. Y, en segundo término, aludiría al sentido común de quien contrata esta clase de servicios por encontrarse al frente de la organización en cuestión (con independencia de su tamaño, propiedad o sector de actividad).

Dicho todo ello, son seis las principales bases estratégicas sobre las que se sustenta la correcta gestión y producción de la documentación multilingüe: análisis, solución, plan, puesta en marcha, mejora continua y estándar de calidad.

Con relación al primero de ellos, lo cierto es que, dado que la generación y actualización de documentación puede ser un proceso engorroso y caro, es indispensable realizar un análisis o auditoría del cliente para valorar con precisión sus necesidades en la gestión y producción documental multilingüe actual y futura, que permita un diagnóstico acertado.

En lo que atañe a la solución (sólo una vez que conocemos las necesidades lingüísticas, técnicas y organizativas), suele implicar la colaboración de al menos tres participantes: el propio cliente, el proveedor de soluciones para la gestión de documental interna y el proveedor de soluciones y servicios multilingües.

La elaboración de un plan de actuación permite una implantación coordinada y eficiente. Para poder ponderar las dependencias y prioridades se requiere de nuevo de la cooperación de todas las partes.

La cuarta pata del proceso, puesta en marcha, implica que la creación y actualización de los documentos debe realizarse de manera ágil y sencilla. En el mantenimiento documental en varias lenguas no se puede empezar constantemente desde cero, ya que si no es eficaz el sistema de actualización la experiencia nos enseña que tenderá a dejar de realizarse y, por tanto, el proceso que aquí estamos abordando carecerá de sentido. Es crucial en este punto que el sistema de gestión y producción facilite el proceso de guardar y manejar formatos editables. Si utilizamos formatos editables ahorraremos costes sin ninguna duda.

La mejora continua no implica personal interno adicional y tampoco tiene por qué suponer grandes costes económicos. Lo ideal es que represente el menor coste posible, siempre dentro de la lógica (es cierto que en una sociedad de mercado nada es gratis como también es cierto que la falta de calidad puede ser tremendamente cara a los precios más baratos). Una continua revisión del sistema puede repercutir en mejoras de costes y de plazos, así como en una mayor implicación del personal interno del cliente para contribuir en la mejora de los procesos.

Y, finalmente, la gestión y producción de la documentación multilingüe debe sustentarse sobre un estándar de calidad medible y verificable. Es decir, debe apostar por garantías tecnológicas, lingüísticas y de seguridad, apoyándose así en un correcto y real análisis de las repercusiones del documento y la comprensión de sus lenguas, tipologías, formatos y demás elementos.

En suma, la gestión debe soportar contenidos en todas aquellas lenguas y formatos que el cliente requiera. Si el proceso de gestión de la documentación multilingüe se ha llevado a cabo de manera correcta debe servir incluso hasta para llevar los documentos a la imprenta para su ulterior producción editorial. Por todo lo hasta ahora comentado contar con la ayuda de un socio estratégico de confianza, con capacidad para aportar valor añadido a este correcto tratamiento, es un aspecto crítico. Si lo consigue, la organización estará en condiciones de consolidar su posición en el mercado; en caso contrario, se estará creando dificultades adicionales en su funcionamiento cotidiano.

Pedro Díez Orzas
Presidente Ejecutivo de Linguaserve

Acerca de 200palabras

Gestor de Cuentas" y "Consultor comercial" con 11 años de experiencia en el campo de la traducción, localización, internacionalización y recursos lingüisticos en general. Mi máximo interés radica en cubrir las necesidades de mis clientes en estos campos y satisfacer sus expectativas con las soluciones o servicios más adecuados siguiendo los requerimientos de cada proyecto.
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